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Stadtratsvorlage (Beschlussvorlage VB)

Stadtweite Einführung der elektronischen Aktenführung: Konkretisierung der Maßnahmen

Schlagworte: noch keine
Gremium: Stadtrat / IT-Referat
Antragsnummer: 20-26/V02060
Gestellt am:04.12.2020
Status: Endgültiger Beschluss
Wahlperiode: 2020-2026
Behandelt:
Verbundene Stadtratsanträge:
Historie:
  1. 14.01.2022:
    • Gestellt am: 2020-11-04 => 2020-12-04
    • Referat: <a href='https://www.muenchen.de/rathaus/Stadtverwaltung.html' target=_blank>IT-Referat</a> => IT-Referat
    • Typ: => Beschlussvorlage VB
    • Kurzinfo: Anlass Im Januar 2020 hat der Stadtrat der stadtweiten Einführung der elektronischen Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM bis 2025 grundsätzlich zugestimmt (Sitzungsvorlage Nr. 14-20 / V 17234). Die mit diesem Beschluss geforderte Konkretisierung der Maßnahmen und deren Effekte inkl. der zugehörigen Arbeits- und Finanzplanung wird in dieser Beschlussvorlage vorgelegt. Inhalt Die Einführung der LHM E-Akte in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM erfolgt im Rahmen eines stadtweiten Programms des RIT. Dieses koordiniert die für eine Einführung notwendigen Abstimmungsprozesse durch stadtweite Gremien und die umzusetzenden Maßnahmen. Die Vorlage stellt die Vorgehensweise im Detail dar und erläutert die erforderlichen Aufwände und die dadurch entstehenden haushaltswirksamen und nicht-haushaltswirksamen Kosten. Gesamtkosten/Gesamterlöse Kosten für Planung und Umsetzung: 89.956.988 ?. Hiervon sind Kosten in Höhe von 61.617.645 ? nicht haushaltswirksam und in Höhe von 28.339.343 ? haushaltswirksam, von denen 22.644.825 ? beantragt werden (siehe nicht öffentlicher Teil). Kosten Betrieb: 2.525.000 ? in 2021 und jährlich 4.081.290 ? ab 2022, von denen die jährlichen Kosten ab 2022 beantragt werden. Haushaltswirksamer Nutzen: 76.874.000 ? Entscheidungsvorschlag Der Stadtrat stimmt dem dargestellten Vorgehen zur stadtweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und dem Vorhaben E-Akte zu, d. h. der Einrichtung des stadtweiten Programms ?LHM E?Akte? ab 2021, der Einrichtung des RIT-Projekts ?IT-Standard E?Akte? ab 2021, der Entwicklung und Bereitstellung des IT-Business Service LHM E?Akte ab 2021, der Durchführung der Einführungsprojekte in den Referaten und Eigenbetrieben als deren eigene Vorhaben ab 2021. Gesucht werden kann im RIS auch unter E-Akte, elektronische Aktenführung, Inputmanagement, Altaktendigitalisierung Ortsangabe / => Anlass Im Januar 2020 hat der Stadtrat der stadtweiten Einführung der elektronischen Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM bis 2025 grundsätzlich zugestimmt (Sitzungsvorlage Nr. 14-20 / V 17234). Die mit diesem Beschluss geforderte Konkretisierung der Maßnahmen und deren Effekte inkl. der zugehörigen Arbeits- und Finanzplanung wird in dieser Beschlussvorlage vorgelegt. Inhalt Die Einführung der LHM E-Akte in allen Referaten und Eigenbetrieben der LHM erfolgt im Rahmen eines stadtweiten Programms des RIT. Dieses koordiniert die für eine Einführung notwendigen Abstimmungsprozesse durch stadtweite Gremien und die umzusetzenden Maßnahmen. Die Vorlage stellt die Vorgehensweise im Detail dar und erläutert die erforderlichen Aufwände und die dadurch entstehenden haushaltswirksamen und nicht-haushaltswirksamen Kosten. Gesamtkosten/Gesamterlöse Kosten für Planung und Umsetzung: 89.956.988 €. Hiervon sind Kosten in Höhe von 61.617.645 € nicht haushaltswirksam und in Höhe von 28.339.343 € haushaltswirksam, von denen 22.644.825 € beantragt werden (siehe nicht öffentlicher Teil). Kosten Betrieb: 2.525.000 € in 2021 und jährlich 4.081.290 € ab 2022, von denen die jährlichen Kosten ab 2022 beantragt werden. Haushaltswirksamer Nutzen: 76.874.000 € Entscheidungsvorschlag Der Stadtrat stimmt dem dargestellten Vorgehen zur stadtweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und dem Vorhaben E-Akte zu, d. h. der Einrichtung des stadtweiten Programms “LHM E‑Akte” ab 2021, der Einrichtung des RIT-Projekts „IT-Standard E‑Akte“ ab 2021, der Entwicklung und Bereitstellung des IT-Business Service LHM E‑Akte ab 2021, der Durchführung der Einführungsprojekte in den Referaten und Eigenbetrieben als deren eigene Vorhaben ab 2021. Gesucht werden kann im RIS auch unter E-Akte, elektronische Aktenführung, Inputmanagement, Altaktendigitalisierung Ortsangabe /