Verwaltungs- und Personalausschuss (2021-10-13 13:30:00)

Tagesordnung

1. I.: Direktorium
2. I.1.: Bauen aus einer Hand – Das Zentrale Immobilienmanagement des Referats für Bildung und Sport neu aufstellen
   • Sitzungsvorlage
   • Beschluss (1. Das Personal- und Organisationsreferat, P 3, wird beauftragt, die momentanen Strukturen innerhalb der Referate und die Abstimmungsprozesse zwischen den Referaten auf Optimierungsmöglichkeiten zu prüfen. Das Direktorium wird die Ergebnisse dem Stadtrat im ersten Halbjahr 2022 vorlegen. 2. Der Antrag „Bauen aus einer Hand – Das Zentrale Immobilienmanagement des Referats für Bildung und Sport neu aufstellen“ Nr. 20-26 / A 00639 der Fraktion Die Grünen - Rosa Liste, SPD / Volt - Fraktion vom 11.11.2020 bleibt aufgegriffen. 3. Der Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats.)
3. I.2.: Konzept für die zukünftige Arbeitsgestaltung im Verwaltungsbereich der Landeshauptstadt München – öffentlicher Teil
   • Sitzungsvorlage
   • Beschluss (1. Die Landeshauptstadt München spricht sich dauerhaft für einen breiten, stufenweisenEinsatz von Homeoffice in allen Referaten und Eigenbetrieben aus, soweit nicht dienstliche Belange entgegenstehen. 2. Das Personal- und Organisationsreferat wird beauftragt, dem Stadtrat im 1. Quartal 2022 einen Ausblick auf die Erarbeitung einer Homeoffice-Strategie vorzulegen. 3. Das IT-Referat wird beauftragt zu prüfen, wie und in welchen Ausbaustufen ein mobiles Arbeiten/Homeoffice, ein flexibleres Distance Working sowie eine Zusammenarbeit, wenn der eine Teil der Mitarbeiter*innen im Büro und der andere Teil im Homeoffice ist, unter Beachtung der aktuellen Haushalts- situation sinnvoll umgesetzt werden kann und dem Stadtrat bis 30.04.2022 vorzulegen. Dabei ist auch aufzuzeigen, welcher zusätzliche Finanzierungs- bedarf besteht. 4. Alle Referate werden beauftragt, ihre jeweilige Verwaltungsstandortstrategie zu überarbeiten und dem Kommunalreferat bis zum 30.04.2022 zuzuleiten. Dabei ist eine Reduzierung der Anzahl der Büroarbeitsplätze durch Zellen- büro-Desksharing um mindestens 15 Prozent vorzusehen, standortbezogene Einsparvorschläge sind anzugeben. Beim Gesundheitsreferat und beim Referat für Klima- und Umweltschutz werden die bisherigen Einsparungen, die im Zuge der Gründung der neuen Referate bereits verwirklicht wurden, auf die Einsparquote angerechnet. 5. Die Referate erhalten für jedes Prozent Einsparung der Büroarbeitsplätze, das über der vom Stadtrat vorgegebenen Mindestquote von 15 % liegt, die Hälfte der bisherigen Ausgaben als sog. Managementleistungen im jeweiligen Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 2 - Referatshaushalt zur freien Verfügung bereit gestellt. 6. Das Kommunalreferat wird beauftragt, dem Stadtrat die weiteren Einspar- möglichkeiten, die sich neben dem Zellenbüro-Desksharing ergeben, sowie die für die Umsetzung benötigten Ressourcen bis zum 31.03.2022 vorzu- stellen. 7. Alle Referate werden beauftragt, ihre jeweilige Strategie zu den Lager- und Registraturflächen zu überarbeiten und dem Kommunalreferat bis zum 30.04.2022 zuzuleiten. 8. Das Kommunalreferat wird beauftragt, bis zum 31.10.2022 die Konzepte der Referate zu Raumeinsparungen mit einer fachlichen Bewertung und immobili- enwirtschaftlichen Schlussfolgerung dem Stadtrat vorzustellen. 9. Alle Eigenbetriebe werden beauftragt, ihre jeweilige Verwaltungsstandort- strategie und ihre Strategie zu den Lager- und Registraturflächen zu überarbeiten und dem jeweiligen Werksausschuss bis zum 30.04.2022 vorzulegen. Dabei ist eine Reduzierung der Büroarbeitsplätze durch Zellen- büro-Desksharing um mindestens 15 % vorzusehen, standortbezogene Einsparvorschläge sind anzugeben. 10. Das Kommunalreferat wird beauftragt, die Auflösung von Mietverträgen von Verwaltungsgebäuden im Gesamtkontext mit dem Ziel der Kürzung der Kosten für die Anmietung/Bewirtschaftung um mindestens 20 % weiter- zuverfolgen. 11. Der Antrag „Verwaltung fit für die Zukunft machen“, Antrag Nr. 20-26 / A 00644 der Fraktion Die Grünen – Rosa List und SPD / Volt - Fraktion vom 11.11.2020 ist geschäftsordnungsgemäß erledigt. 12. Der Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 3 - Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats.)
4. I.3.: Änderung der Satzung für die Bezirksausschüsse der Landeshauptstadt München (Bezirksausschuss-Satzung) und der Geschäftsordnung für die Bezirksausschüsse der Landeshauptstadt München 1. Vorberatungen in der BA-Satzungskommission vom 16.09.2021 a) Neubildung des Mobilitätsreferats und Aufspaltung des Referats für Gesundheit und Umwelt in das Gesundheitsreferat sowie das Referat für Klima- und Umweltschutz Anpassung der Anlage 1 der BA-Satzung „Katalog der Fälle der Entscheidung, Anhörung und Unterrichtung der Bezirksausschüsse“ b) Nachbarschaftsstraßen nur unter Einbindung der Bezirksausschüsse c) Regelungen für Beauftragte anpassen und abgleichen Umbenennung der/s Beauftragten für Menschen mit Behinderungen (BA-Satzung § 23b) in Beauftragte/r für Inklusion d) Änderung der Satzung der Münchner Bezirksausschüsse - Beauftragter gegen Extremismus e) Überprüfung von § 9 Abs. 4 BA-Geschäftsordnung 2. Umsetzung der Empfehlungen in eine Satzung zur Änderung der Satzung für die Bezirksausschüsse der Landehauptstadt München (Bezirksausschuss-Satzung) sowie Änderung der Geschäftsordnung für die Bezirksausschüsse der Landeshauptstadt München
   • Sitzungsvorlage
   • Beschluss (1. Die Satzung zur Änderung der Satzung für die Bezirksausschüsse der Landeshauptstadt München (Bezirksausschuss-Satzung) wird gemäß Anlage 6 beschlossen. 2. § 5 Abs. 2 BA-Geschäftsordnung erhält folgende Fassung: „Für bestimmte Aufgabenbereiche kann der Bezirksausschuss aus seiner Mitte ständige Beauftragte benennen. Art. 19 GO ist in der jeweils geltenden Fassung für die Ablehnung, Niederlegung und Abberufung sinngemäß heranzuziehen. §§ 23 und 23 a der BA-Satzung bleiben unberührt.“ 3. § 9 Abs. 4 BA-Geschäftsordnung erhält folgende Fassung: „An den öffentlichen Sitzungen soll jeweils eine Vertretung der zuständigen Geschäftsstelle sowie der Polizeibehörde teilnehmen.“ 4. Der StR-Antrag Nr. 20-26 / A 01213 von der AfD vom 18.03.2021 ist damit geschäftsordnungsgemäß erledigt. 5. Die BA-Anträge - Nr. 14-20 / B 07588 des Bezirksausschusses des Stadtbezirks 09 – Neuhausen-Nymphenburg vom 11.02.2020 - Nr. 20-26 / B 00286 des Bezirksausschusses der Stadtbezirks 20 – Hadern vom 13.07.2020 - Nr. 20-26 / B 00475 des Bezirksausschusses des Stadtbezirks 21 – Pasing- Obermenzing vom 28.07.2020 - Nr. 20-26 / B 00259 des Bezirksausschusses des Stadtbezirks 21 – Pasing- Obermenzing vom 07.07.2020 sind damit satzungsgemäß erledigt. 6. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 2 - Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats.)
5. II.: Personal- und Organisationsreferat
6. II.1.: Reform des Personal- und Organisationsmanagements der Landeshauptstadt München – Grundsatzbeschluss neoHR
   • Sitzungsvorlage
   • Beschluss (1. Der Stadtrat nimmt den Vortrag zur Notwendigkeit und den Zielen einer grundsätzlichen Reform der Personal- und Organisationsarbeit in der Landeshauptstadt München und das neue, kund*innenorientierte Organi- sationsmodell des Personal- und Organisationsreferats zustimmend zur Kenntnis. Das Personal- und Organisationsreferat wird gebeten, das Kompetenzcenter Gleichstellung/Diversity als "KC Vielfalt & Gleich- stellung" zu benennen, dessen Leiter*in als persönliche Stabsstelle bei der Referatsleitung anzusiedeln und dies im Organigramm entsprechend hervorzuheben. Das "SC Zentrale Beratungsstelle" soll als "Zentrale Beschwerde- und Beratungsstelle" bezeichnet werden. 2. Das Personal- und Organisationsreferat wird beauftragt, im Oktober 2022 einen Ausplanungsbeschluss zur weiteren Ausgestaltung der Reform vorzu- legen und bei der Erstellung der Vorlage die kontinuierliche Beteiligung der Referate und Eigenbetriebe über die Vorgaben der AGAM hinaus sicherzu- stellen. Für den Ausplanungsbeschluss gelten folgende Maßgaben: a) Der Stadtrat stimmt dem Zielbild zur Betreuungsquote zu und beauftragt das Personal- und Organisationsreferat, dem Stadtrat mit dem Ausplanungs- beschluss eine Detailplanung vorzulegen, wie die stadtweit zur Personal- und Organisationsarbeit eingesetzten Personalressourcen bis zum 31.12.2025 von derzeit ca. 1.350 VZÄ auf 1.050 VZÄ reduziert werden. In der Personalver- waltung im engeren Sinne ist eine Betreuungsquote (VZÄ Personalaufgaben: Anzahl Beschäftigte) entsprechend dem erhobenen Vergleichswert für den öffentlichen Sektor von 1:64 anzustreben. Die Planung muss auch beinhalten, wie viele VZÄ im POR und wie viele VZÄ in den dezentralen Bereichen künftig eingesetzt werden sollen. Ferner müssen auch etwaig erforderliche Personal- transitionen geregelt werden. Der Personalabbau hat im Rahmen der Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 2 - Fluktuation zu erfolgen. Die Personaltransition muss sozial verträglich und unter enger Beteiligung der Personalvertretungen erfolgen. Betriebsbedingte Beendigungskündigungen sind ausgeschlossen. Dem Stadtrat ist hierzu im zweiten Quartal 2022 ein Zwischenbericht vorzulegen. b) Die Eigenbetriebe mit Ausnahme von IT@M und die homogenen Bereiche bleiben zunächst außer Betracht, und es wird zu einem späteren Zeitpunkt geprüft, ob eine Einbeziehung sinnvoll ist. Das Personal- und Organisations referat wird beauftragt, mit dem Ausplanungsbeschluss einen Zeitplan für die Betrachtung der Eigenbetriebe und der homogenen Bereiche vorzulegen. Aufgaben der Schulaufwandsträgerschaft nach Bayerischem Schul- finanzierungsgesetz bleiben - bei gleicher Wirtschaftlichkeit - gebündelt in einer Hand. c) Der Ausplanungsbeschluss muss einen Vorschlag für eine Neuordnung der Tätigkeiten im Personal- und Organisationsmanagement enthalten. Dabei gelten folgende Grundsätze: • Doppelstrukturen sowie Doppel- und Parallelarbeiten sind soweit wie möglich zu vermeiden, • bei Tätigkeiten, die für die Referate zur Ausübung ihrer dezentralen Ressourcenverantwortung und ihrer Organisationshoheit von strategischer Bedeutung sind, insbesondere Stellenbewertung, Personalauswahl, referatsspezifische Organisationsstruktur), soll die Entscheidungsverantwortung bei den Fachreferaten liegen, soweit es nicht zwingend einer stadtweit einheitlichen Entscheidungspraxis bedarf • operative Tätigkeiten der Personalverwaltung sollen grundsätzlich im Personal- und Organisationsreferat in Service Center gebündelt und so weit wie möglich standardisiert und digitalisiert werden („selfservice first“), • dem Personal- und Organisationsreferat als Querschnittsreferat soll die Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 3 - Prozessverantwortung für stadtweite Standardprozesse (bei denen das POR Prozesseigner ist) und referatsübergreifende Tätigkeiten und die Entscheidungsverantwortung nur bei Tätigkeiten obliegen, die zwingend einer stadtweit einheitlichen Entscheidungspraxis bedürfen, • es ist so weit wie möglich eine Ende-zu-Ende-Verantwortung für Prozesse zu definieren, • Tätigkeiten sind nach Möglichkeit in einer Hand zu bündeln, Beteiligte und Hierarchieebenen zu reduzieren und • die bisherigen Delegationsbeschlüsse und -vereinbarungen sollen durch ein neues, einheitliches Regelungswerk der dezentralen und zentralen Zuständigkeiten abgelöst werden, das einfacher, standardisierter und transparenter ist als die heutige Systematik und die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar und unmissverständlich regelt. Der Vorschlag ist dem Stadtrat mit dem Ausplanungsbeschluss zur Entscheidung vorzulegen. d) Das Personal- und Organisationsreferat wird beauftragt, zur Ausarbeitung des Ausplanungsbeschlusses eine Arbeitsgruppe einzurichten, der regelmäßig angehören sollen: • die Programmleiterin neoHR • die Projektverantwortlichen des Programms neoHR • fünf Vertreter*innen aus dem Kreis der Geschäftsleitungen der Referate (3 große und 2 kleine) und zwei* Vertreter*in aus einer Geschäftsleitung eines Eigenbetriebs (5 + 2 Modell) • eine* Vertreter*in des Gesamtpersonalrats • eine* Vertreter*in des Personalrats des POR Vertreter*innen aus dem Kreis der sonstigen Personalvertretungen, der Gesamtschwerbehindertenvertretung, der GJAV, des Programms neoIT, des Programms digital4finance, der Gleichstellungsstelle für Frauen und Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 4 - Koordinierungsstelle zur Gleichstellung von LGBTIQ* sind anlass- und themenbezogen zu beteiligen. Soweit es um spezifische Angelegenheiten einzelner Referate oder Eigenbetriebe geht, sind diese ebenfalls zu beteiligen. Die Arbeitsgruppe gibt sich eine Geschäftsordnung. 3. Das Personal- und Organisationsreferat wird beauftragt, nach dem Aus- planungsbeschluss unter Fortführung der Arbeitsgruppe gemäß Ziffer 3 d) und in Abstimmung mit den Programmen digital4finance und neoIT ein Zukunfts- modell der Geschäftsleitungen zu entwickeln. Dieses Zukunftsmodell soll einen einheitlichen Rahmen für die Tätigkeiten und die Ressourcenaus- stattung der Geschäftsleitungen beinhalten. Mit dem Ausplanungsbeschluss ist ein Vorschlag zum weiteren Vorgehen vorzulegen. 4. Der Stadtrat nimmt den Vortrag zur Optimierung der Stellenbewertung und zur Einführung einer Standard-IT-Lösung zur Kenntnis. Das Personal- und Orga- nisationsreferat wird beauftragt, nach Einführung der IT-Lösung die Einzelfall- bewertung von Stellen soweit rechtlich möglich und organisatorisch sinnvoll auf die Referate und Eigenbetriebe zu delegieren, wenn die Referate und Eigenbetriebe dies wünschen. Die Zuständigkeit für den Erlass von Richtlini- en, Standardisierungen und das Controlling der Stellenbewertung verbleibt in jedem Fall weiterhin beim Personal- und Organisationsreferat. Die Übernahme der Stellenbewertung in den Referaten und Eigenbetrieben muss im Rahmen der stadtweit vorhandenen Stellen und Mittel erfolgen. Ziffer 3. des Beschlus- ses vom 09.12.2020 (Vorlage-Nr. 20-26 / V 02005) ist damit geschäftsord- nungsmäßig erledigt. 5. Die bestehenden Anträge „Organisation und Geschäftsprozesse stadtweit optimieren und Doppelstrukturen abbauen“ (Antrag Nr. 20-26 / A 00640) und „Personaladministration zügig effizienter gestalten“ (Nr. 20-26 / A 00641) aus dem Stadtrat sind aufgegriffen. Eine abschließende beschlussmäßige Behandlung wird mit dem Ausplanungsbeschluss im Oktober 2022 erfolgen. Öffentliche Sitzung des Verwaltungs- und Personalausschusses vom 13. Oktober 2021 - 5 - 6. Die Beschlussvorlage unterliegt der Beschlussvollzugskontrolle. Die endgültige Entscheidung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrats.)
7. II.2.: Mitgliedschaft der Landeshauptstadt München bei Vereinen, Verbänden und Organisationen - Übersicht der vom Personal- und Organisationsreferat verwalteten Mitgliedschaften
   • Sitzungsvorlage
   • Beschluss

Nicht-Öffentlicher Teil

1. I.: Direktorium
2. I.1.: Konzept für die zukünftige Arbeitsgestaltung im Verwaltungsbereich der Landeshauptstadt München - nichtöffentlicher Teil der gleichnamigen Beschlussvorlage im VPA
3. II.: Personal- und Organisationsreferat
4. II.1.: Kreisverwaltungsreferat; Höhergruppierung im Verwaltungsdienst
5. II.2.: Kommunalreferat; Ruhestandsversetzung
6. II.3.: Stadtkämmerei; Beförderung
7. II.4.: Referat für Bildung und Sport; Beförderung
8. II.5.: Referat für Bildung und Sport; Beförderung
9. II.6.: Baureferat; Übertragung eines Amtes der BesGr. A 15 auf Lebenszeit
10. II.7.: Baureferat; Übertragung eines Amtes der BesGr. A 15 auf Lebenszeit
11. II.8.: Baureferat; Übertragung eines Amtes der BesGr. A 15 auf Lebenszeit
12. II.9.: Gesundheitsreferat; Einstellung
13. II.10.: Gesundheitsreferat; Einstellung
14. II.11.: Gesundheitsreferat; Einstellung